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サスケ

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【 団体・社員旅行の幹事さんへ 】問い合わせ~当日までの流れをケーススタディで紹介

2020年3月9日


こんにちは、バリ倶楽部のさすけです。
団体旅行や社員旅行を計画するときに幹事さんが一番大変です。幹事に向いている、好きな方もいれば、こういうのは苦手という方もいます。

幹事さんはとても大変!!は世界共通だと思います。僕もよく会社の研修旅行やファミリートリップの幹事を任されます。メンバーは20名だけなのに色んな意見や希望があって大変。今年のファミリートリップは総勢70名。前年の反省を生かし8人の幹事( 実行委員 )を結成!!

ランカウィへの社員旅行

今度は8人の実行委員の意見がまとまらない。。。。。。
幹事はどっちみち大変なのです。。。。。。

ということも実感していますので、バリ倶楽部で社員旅行や団体旅行を申し込むと、少しでも幹事さんの負担が軽減できるように以下のサービスを実施してます。

 
今回は実際に案内しました団体様をケーススタディとして、お問い合せから本番当日までの流れを分かりやすくご案内します。

その前にお知らせいたします。弊社のようなツアー会社( ランドオペレーター )はアクティビティー手配のみです。航空券とホテルは旅行会社に注文するのが最良です。

青年会議所近畿地区の皆様

今回ケーススタディとさせていただく団体様は青年会議所近畿地区の皆様です。2019年6月にこられて総勢120名様の団体様です。毎年【グローバル・トレーニング・スクール】プログラムを行っており、主に東南アジアの国々で社会貢献活動プログラムです。

travelling-group-jci

2019年のテーマは【持続可能な未来を構築】です。バリ島やレンボンガン島のゴミ問題を理解して、地元のステークホルダーの見解を聞き、話合い、解決に向けたアイディアや策をメンバー全員で生み出す。大まかにいうとこのような内容でした。

まえぶれが長くなってしまいましたが、こちらの団体様の問い合わせから本番までの流れを紹介します。

お問い合わせ

120名ということもあり、最初のお問い合わせは本番の半年前でした。内容はプログラムの目的とコンセプトです。具体的な流れは以下のとおりです。

始めに

今回の団体様は行く場所と目的が決まっていましたので、弊社としては分かりやすくて最初のお問合せから本番のアクティビティーの話ができました。

group-holiday

行き先の候補が何個か上がっているのが通常だと思います。それぞれ違う個性があって、できることも異なる。その時点での問い合わせが多いです。

その場合は旅行の目的や大まかな希望を教えていただければ、いくつかのプラン、大まかなスケジュールとお見積りが提案できます。その候補の中からお客様の希望とニーズにあったものを選んでいただければと思います。

バリ倶楽部へのお問い合わせ先はこちら↓↓

 

お問合せの内容

団体旅行や社員旅行の一番多い部分はメールなどで疑問、質問、注文です。やり取りが多くなるのはしょうがないです。ある程度まとめて質問する、疑問に思うことを集めてから聞くことをおすすめします。お互いにとって分かりやすくて簡潔です。

group-travelling-briefing

今回の団体様でお問い合わせ~視察の流れは:

  • お客様:旅行目的を説明( 日にち、人数、希望アクティビティー、予算も含む )
  • 弊社:数個のプラン、スケジュール、見積もり提示
  • お客様:プラン選択、スケジュール、アクティビティー調整
  • 弊社:各プランの視察準備、見積もり調整
  • 双方:視察でスケジュールやアクティビティーの確認

視察

お客様の希望や状況に応じて、2回視察することもあれば、画像やビデオでイメージを伝えて、視察しないという方もいます。臨機応変に対応します。

1回目

今回のお客様は2回視察にこられました。大人数で3日間ですので必要なことだと思います。

explaining-tour-timetable

1回目の視察は2つや3つのプランの中から一番いいプランを確定する作業です。各プランの現場をみて全体的なイメージをします。

1回目の視察後にプランを確定します。視察したときの問題点を調整し、改善します。

2回目

2回目の視察は決まったプランどおりに動き、スケジュールや細かい部分の確認です。団体行動の場合はやはり時間どおりにスケジュールをこなすのがとても難しいです。

explanation-on-tour

幹事さんもそうですが、催行会社のサポートと仕切り方も大切になってきます。催行会社と幹事さんが事前にしっかりと打ち合わせする必要があります。

バリ島の団体旅行で時間どおりにこなすコツがありますので、以下の記事を参考に

 

2回目の視察終わった時点で旅行スケジュールが確定します。旅行されるメンバーに旅のしおりやスケジュールをシェアできます。

バリ島旅行のしおりを用意しましたので、参考にしてください。

 

視察から本番まではいろんな微調整が必要です。弊社は最初から最後まで一人の日本人スタッフが担当しますのでコミュニケーションはスムーズです。本番の責任者も同じ人ですので安心です。

本番

幹事さんがメンバーを空港でお出迎えしたいという希望がありましたので、幹事さんたちは前のリしました。空港から直接アクティビティーに行きましたので、大きなお荷物は直接ホテルに運びました。

本番で一番気を付けているのは事故と健康面です。このような大人数ですと体調崩されるかたは一人や二人出てきます。このような緊急にも備えて本番を迎えます。

guest-with-student

今回も一人体調崩されましたが、幸い軽い熱中症です。予め準備しました車で直ぐに病院へ行きました。このようなイレギュラーなどは必ず起きますので事前に幹事さんと相談させていただき、備えておくのがとても重要になります。

travelling-smoothly-tour

社員旅行や団体旅行で一番重要なのは幹事さんと催行会社の連携です。幹事さんの任務もサポートできる催行会社もとても重要です。

baliclub-japanese-guide

信用できる催行会社選びも幹事さんの重要な役割です。幹事さんの負担が軽減できて、楽しい旅行ができたら最高です。少しでも幹事さんの参考になったらいいなと思っています。

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